Una buena gestión de entrada de llamadas con la centralita virtual es esencial para que una empresa sea eficiente y ofrezca un servicio de calidad a sus clientes. Con nuestra centralita virtual, cada llamada entrante se convierte en una oportunidad para mejorar la atención al cliente y optimizar los procesos internos. A continuación, exploramos cada característica clave y cómo esta puede aplicarse en situaciones reales.

Entrada de llamadas con la centralita virtual

Agenda de Contactos Compartida

Una agenda de contactos compartida permite que todos los miembros del equipo tengan acceso a una base de contactos actualizada, mejorando la comunicación interna y externa. Esto es especialmente útil para identificar rápidamente quién está llamando, su relación con la empresa y las interacciones previas, todo en un solo lugar accesible.

Ejemplo real: En una clínica médica, cada recepcionista tiene acceso a la misma agenda de pacientes, lo que permite verificar detalles rápidamente cuando un paciente llama para reprogramar su cita o consultar resultados médicos, garantizando un servicio continuo y personalizado.

IVRs con Marcación Directa

El IVR (Respuesta de Voz Interactiva) permite a los clientes navegar por el sistema telefónico usando el teclado de su teléfono. La marcación directa simplifica la conexión de los clientes con el departamento correcto, eliminando tiempos de espera innecesarios y asegurando que cada llamada llegue al equipo adecuado.

Ejemplo real: Una empresa de servicios financieros utiliza el IVR para dirigir automáticamente a los clientes que presionan “1” al equipo de soporte técnico, “2” al de facturación y “3” al área de consultas de inversión. Esto reduce tiempos de espera y permite que cada área se enfoque en su especialidad.

Grupos de Llamada con Locución de Confirmación

Con esta función, las llamadas se pueden distribuir entre varios miembros del equipo al mismo tiempo o en un orden específico. Las locuciones de confirmación notifican al cliente que la llamada está siendo atendida, lo que mejora su experiencia al eliminar la incertidumbre sobre si alguien está al tanto de su llamada.

Ejemplo real: En un equipo de ventas, cada llamada se dirige a un grupo de asesores disponibles. Si el primer asesor no contesta, la llamada salta al siguiente asesor hasta ser atendida, mientras una locución informa al cliente que su llamada está en proceso. Esto maximiza la tasa de respuesta en picos de llamadas.

Buzón de Voz Enviado a Email

Cada extensión cuenta con un canal de voz propio, lo que significa que los equipos pueden gestionar sus llamadas de forma independiente. Esta función es especialmente útil para empresas con múltiples departamentos, ya que asegura que cada área pueda manejar su flujo de llamadas sin interferencias.

Ejemplo real: En una agencia de marketing, el equipo de soporte técnico y el de ventas tienen extensiones independientes. Esto permite que ambos equipos atiendan llamadas simultáneamente sin que una llamada entrante bloquee la línea de otra extensión, mejorando así la eficiencia.

Comportamiento por Horario

Esta característica permite configurar la centralita para que responda de manera diferente según la hora del día. Puedes definir horarios comerciales, activar mensajes automáticos fuera de horario o redirigir las llamadas a un buzón de voz o a un teléfono móvil fuera del horario laboral.

Ejemplo real: En una oficina de atención médica, las llamadas entrantes durante el horario de atención se dirigen a la recepción. Después de las 6 p.m., se activa automáticamente un mensaje que informa el horario de atención y permite a los pacientes dejar un mensaje de voz para recibir respuesta el próximo día hábil.

Locución de Bienvenida, Espera y Fuera de Horario

Con esta función, puedes personalizar los mensajes de bienvenida y espera para tus clientes. Esto contribuye a una experiencia profesional y acogedora, ya que el cliente siempre es recibido con un mensaje adecuado, tanto en horario laboral como fuera de este.

Ejemplo real: Una tienda online activa un mensaje de bienvenida profesional que se reproduce al inicio de cada llamada. Durante los minutos de espera, los clientes escuchan información sobre los productos y servicios más populares, lo cual aumenta el interés y mejora su experiencia mientras esperan.

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