En este artículo te compartimos, de manera breve y clara, lo que una PYME realmente necesita en tecnología. Hoy en día, todo gira en torno a la digitalización y la mayoría de los procesos se manejan de forma digital, por lo que contar con los servicios adecuados no es un lujo, sino una necesidad.
No pienses que esto representa una inversión excesiva. Al centralizar todos tus servicios tecnológicos con un mismo proveedor, podrás: Agilizar procesos, evitar complicaciones y preocupaciones; reducir costos y ahorrarte dolores de cabeza.
A continuación, te presentamos la guía práctica para que tu PYME cuente con la tecnología esencial desde el primer día o lo implementas gradualmente.
Prioridad 1 – Lo esencial para arrancar
Conectividad
- Internet fibra 300 Mbps: suficiente para empezar, con opción de ampliar a 1 Gbps según crezca tu negocio.
- Red Wi-Fi corporativa: routers profesionales tipo Ubiquiti UniFi para cobertura y seguridad.
Hoy en día, ningún negocio puede funcionar sin internet. Es lo primero y lo más esencial; por eso, tu primera inversión tecnológica debe ser un servicio de Internet estable y seguro. No necesitas empezar con el plan más caro: una fibra de 300 Mbps es suficiente para arrancar. Lo importante es que te ofrezca la posibilidad de ampliar hasta 1 Gbps o más conforme tu negocio crezca y aumente el tráfico de datos.
Invertir en una buena conexión es como poner cimientos sólidos: sin ella, cualquier otra herramienta digital simplemente no funciona.
Equipos físicos
- Computadoras: portátiles o de escritorio (Dell, Lenovo, HP).
- Impresora multifunción: Epson, Brother o HP.
- Dispositivos móviles corporativos: opcional para personal que se mueve.
Los equipos tecnológicos suelen ser una de las inversiones más importantes al abrir un negocio. Ordenadores, impresoras y dispositivos móviles son imprescindibles para el día a día, pero no siempre es necesario hacer un gran gasto inicial. Lo ideal es elegir equipos que se adapten a tus necesidades actuales y que puedas actualizar poco a poco, a medida que tu empresa vaya creciendo. Con la asesoría adecuada, es más fácil decidir qué conviene comprar primero y qué puede esperar.
De esta manera, minimizas la inversión inicial sin comprometer tu productividad, y avanzas con un plan claro que te evita gastos innecesarios y complicaciones.
Telefonía básica
- Teléfonos corporativos: fijos o VoIP simples para atención inicial.
La telefonía es otro pilar básico al iniciar tu negocio. Aunque al principio puedas arreglarte con dos extensiones mínimas, un plan de telefonía empresarial te ofrece mucho más que simples llamadas. Desde la portabilidad de tu número actual, hasta un operador automático que dirige a los clientes al área adecuada, pasando por funciones como identificador de llamadas, desvío según horarios o buzón de voz profesional.
Con estas herramientas, incluso una pequeña empresa puede proyectar una imagen más organizada y profesional sin necesidad de una gran infraestructura. Además, contar con la asesoría correcta te ayudará a configurar un plan a tu medida y que pueda crecer junto con tu negocio.
Software de trabajo
- Office 365 / Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint y Teams.
- Correo corporativo: Outlook con dominio propio.
- Software de facturación electrónica: Odoo.
En lo que se refiere a software de trabajo, el correo electrónico sigue siendo la herramienta central de comunicación. Lo recomendable es contar con un correo corporativo en Outlook con tu propio dominio, ya que transmite confianza y profesionalismo frente a clientes y proveedores. A esto se suma el software de facturación electrónica, que además de ser un requisito legal, debe ser fácil de usar e intuitivo, para que la gestión administrativa no te quite tiempo ni energía.
Con estas dos bases bien implementadas, tu negocio tendrá la estructura mínima necesaria para comunicarse y operar de manera ordenada desde el primer día.
Seguridad informática mínima
- Antivirus básico: ESET, Bitdefender o Sophos.
- Copias de seguridad automáticas: OneDrive, Google Drive Business o Acronis
La seguridad informática mínima es indispensable, incluso para una pequeña empresa. Un antivirus actúa como un guardia que revisa todo lo que entra y sale de tus equipos, evitando virus, fraudes o accesos no deseados. A esto se suman las copias de seguridad automáticas, que son como un salvavidas: si un día tu ordenador falla o alguien borra un archivo por accidente, puedes recuperar tu información sin perderlo todo.
Piensa en lo crítico que es: tu sitio web, la base de datos de clientes, las ventas y las facturas por pagar o cobrar. Si esa información desapareciera, el negocio se paralizaría. Con respaldos seguros en la nube, siempre tendrás una copia disponible y actualizada para seguir trabajando sin interrupciones.
Prioridad 2 – Lo recomendable para crecer
Software de gestión
- CRM básico: Odoo, HubSpot o Zoho para clientes y ventas.
- ERP básico: Odoo o cualquiero para inventario, facturación y procesos internos.
La mayoría de las PYMEs no usan CRM porque consideran que el volumen de clientes no lo amerita, pero es todo lo contrario: esta herramienta te permite incrementar tu volumen de clientes mediante un mejor seguimiento, organización de la información y atención más personalizada. Por ejemplo, puedes registrar cada interacción con un cliente, programar recordatorios de seguimiento, automatizar envíos de ofertas o controlar el estado de cada venta, evitando que oportunidades se pierdan.
Presencia digital
- Página web profesional: WordPress, o creada en diferentes lenguajes de programación optimizada para SEO.
- Redes sociales: LinkedIn, Instagram, Facebook según tu público.
- Email marketing: Mailchimp o Sendinblue.
- Google My Business: visibilidad local.
Si no tienes presencia digital, prácticamente no existes. Una página web es imprescindible para que los clientes te encuentren y conozcan tus servicios. Para empezar, una web One Page informativa es suficiente: clara, sencilla y profesional. Si tu negocio requiere vender productos o servicios en línea, entonces la opción es un ecommerce. En cualquier caso, el tipo de página dependerá del giro y las necesidades de tu empresa.
Prioridad 3 – Opcional / valor agregado
Seguridad física
- Cámaras de vigilancia IP: Hikvision, Dahua o Reolink.
- Control de accesos: tarjetas, códigos o biometría.
- Alarmas y sensores: opcionales según ubicación y riesgos del negocio.
Finalmente, puedes optar por seguridad física, como cámaras de vigilancia, control de accesos, alarmas o sensores. Recuerda que, a medida que tu negocio crezca, irás identificando nuevas necesidades y podrás ir incorporando soluciones adicionales de manera gradual.
En resumen, esta guía te ayuda a identificar de manera clara y práctica todo lo que tu PYME necesita en tecnología para operar de forma eficiente y segura. No se trata de invertir de golpe en todo, sino de priorizar lo esencial y escalar gradualmente según tu crecimiento. Centralizar todos los servicios con un proveedor de confianza simplifica la gestión, ahorra tiempo, reduce costos y evita complicaciones, permitiéndote concentrarte en lo más importante: hacer crecer tu negocio con tranquilidad y profesionalismo.
